Substitut för lagring av elektroniska fakturor: här är dess egenskaper, dess grundelement och hur det fungerar.
Självständiga är lika givande som de är krävande. En frilansare har många ansvarsområden, och naturligtvis ingår olika byråkratiska aspekter. Det handlar bland annat om att skicka fakturor till den offentliga förvaltningen och lagra dem i tio år i enlighet med lagen, vilket också gäller för små och medelstora företag. I och med att elektroniska fakturor infördes 2015 infördes så kallad elektronisk lagring av fakturor, vilket gör det möjligt för olika myndigheter att utföra kontroller även efter lång tid. I den här guiden kommer vi sedan tillsammans att upptäcka hur denna typ av lagring av elektroniska fakturor fungerar, samt alla dess egenskaper.
Konservering och lagring av elektroniska fakturor
För att i detalj analysera all information för att förstå vad elektronisk lagring är och hur den fungerar, måste vi göra en viktig utgångspunkt. Vidare skiljer man mellan lagring och arkivering av elektroniska fakturor. Arkivering innebär att ett dokument sparas på din dator eller på en server i det format som du föredrar. Behållning, å andra sidan, syftar till att dokumentet ska vara förenligt med kraven i händelse av en eventuell inspektion. För att uttrycka det enklare är bevarande en åtgärd som innebär att uppfylla särskilda regler och bevara dokumentets värde över tid, bevara dess integritet, läsbarhet och unika karaktär. Lyckligtvis, även om det finns vissa skillnader, utför de olika programvaror som för närvarande finns tillgängliga på datorer för elektronisk fakturering redan själva den korrekta dokumentlagringen.
Lagring av elektroniska fakturor: hur det fungerar
När vi skapar ett elektroniskt dokument "lever" det på något sätt i en digital miljö. Termen "elektronisk lagring" avser ett förfarande i själva datorsystemet, vilket är särskilt användbart eftersom det ger vår "virtuella" dokumentation ett rättsligt värde över tid. På detta sätt är datordokumentets giltighet identisk med giltigheten hos motsvarande dokument i traditionellt pappersformat. Som du kanske har gissat är denna typ av lagring lämplig för dokument som elektroniska fakturor, för vilka det finns en skyldighet att lagra i tio år. Systemet, som är intuitivt och lätt att använda för alla frilansare, upprätthåller det juridiska värdet av det unika och integriteten hos det dokument vi är intresserade av, samtidigt som det gör det möjligt att indexera och söka omedelbart om det behövs.
Specifikt måste den elektroniska lagringsprocessen garantera både det så kallade bitbevarandet, dvs. förmågan att bevara bitarna så som de ursprungligen registrerades, och framför allt det logiska bevarandet, dvs. förmågan att förstå och använda den information som finns i dokumentet även i framtiden. Närmare bestämt innebär elektronisk lagring, även känd som lagringsföreskrifter, att pappershandlingar under vissa förutsättningar likställs med elektroniska handlingar och att företag och offentliga förvaltningar kan spara på kostnader för utskrift, arkivering och lagring. Särskilt när det gäller den typen av dokumentation som enligt lag måste lagras i flera år.
Substitutlagring: de grundläggande elementen
Substitutlagring av elektroniska fakturor kräver ett antal grundläggande element. Den första är intuitiv och består just i att skapa en faktura i digitalt format som kan replikera flödet av strukturerade data, vanligtvis i XML-format, med samma information som i pappersformat. Den elektroniska fakturan måste sedan undertecknas med en kvalificerad elektronisk signatur, och arkivet måste struktureras med specifika uppgifter som kan indexeras i forskningssyfte, t.ex. fakturanummer, datum eller kundens momsregistreringsnummer. Man måste också ta hänsyn till tidsstämpeln, dvs. ett elektroniskt certifikat som intygar datum och tid då märket anbringades på dokumentet och som också bestämmer dess unika karaktär och äkthet. Enligt vår lagstiftning måste fakturorna sedan grupperas i lagringssatser enligt datum, för att säkerställa kronologisk kontinuitet och gruppera alla fakturor som skapats under ett visst år.
Med den tioåriga lagringstid som krävs enligt lagstiftningen märks varje sats särskilt och undertecknas med en elektronisk signatur med hjälp av ett certifierat system som garanterar den exakta tidpunkten då märkningen sker. Syftet är att fastställa partiernas innehåll, form och tidpunkt med en signatur och tidsstämpel. När den elektroniska fakturan har utfärdats och undertecknats digitalt registreras och indexeras den enligt de kriterier som beskrivits hittills. Vanligtvis använder programvaran, som i Arubas fall, en tidsstämpel som intygar dokumentets författare, dess juridiska integritet och den information som det innehåller, och slutligen arkiverar den det i rätt lagringsgrupp.