#
Smart working Det finns många gratis program som underlättar människors arbete. Här är de bästa för videokonferenser och för att arbeta med dokument på distans
Smart arbete är ett verktyg som har använts allt mer av företag under de senaste åren. Om du arbetar hemifrån en eller två dagar i veckan kan du få en mer regelbunden livsrytm och ägna dig åt annat än arbete. För att kunna arbeta på bästa sätt måste du dock ha rätt utrustning (dator, smartphone och en bra internetuppkoppling) och framför allt måste du känna till de rätta verktygen.
För dem som inte är vana vid att arbeta hemifrån kan det vara problematiskt att arbeta smart, men med rätt program blir allting lättare. För möten finns det till exempel många plattformar för videokonferenser som gör att du kan hantera alla eventualiteter och problem. På samma sätt finns det gratis plattformar för att dela filer eller arbeta med dokument tillsammans. Det finns tre huvudsakliga behov hos den smarta arbetaren: att kommunicera med kollegor, hantera arbetslistor och arbeta med delade filer. Här är de bästa gratisprogrammen för smart arbete.
Smart arbete: de bästa programmen för videosamtal
De som arbetar i små team och inte har några särskilda behov kan enkelt fortsätta att använda textchattar som WhatsApp, Telegram och Messenger. Dessa verktyg erbjuder också möjligheten att ringa videosamtal vid behov. För dem med högre krav finns det dock särskilda program som Zoom Meetings, Skype, Hangouts Meet, TeamSpeak, Microsoft Teams eller Slack. Särskilt Zoom har haft en stor tillväxt de senaste månaderna, tack vare särskilda funktioner som gör att du kan skapa flera mötesrum samtidigt, eller möjligheten att ställa in en virtuell bakgrund så att du inte kan se varifrån du pratar.
Smart arbete: de bästa programmen för att spåra uppgifter
Trots att du inte längre har fysisk kontakt med dina kollegor är det viktigt att du under smart arbete upprättar en lista med uppgifter och "kryssar av" när uppgifterna är slutförda. Det mest använda programmet i världen för detta är Trello, som har ett gränssnitt som är särskilt utformat för att följa utvecklingen av projekt som tilldelats olika personer eller grupper. Google Keep är ett enklare och mer okomplicerat alternativ på alla Android-enheter, vilket kan räcka för dem som inte behöver hantera komplexa att-göra-listor.
Smart arbete: bästa programmen för att arbeta med delade filer
Det finns en gammal och ineffektiv metod för att arbeta med delade filer på distans, och en ny och mycket effektivare. Den gamla metoden är att arbeta med en enskild fil offline och sedan skicka den via e-post. När ändringar och korrigeringar görs uppstår en ping pong av filer, vilket förr eller senare gör att vi missar en revidering och att vårt arbete blir långsammare. Det modernare och smartare sättet är att använda ett Officepaket i molnet, som gör det möjligt för oss alla att arbeta med samma filer samtidigt, och som ger varje anställd läs- eller skrivbehörighet till vissa filer och framför allt förvarar en säker kopia av dokumenten i molnet.
För att göra allt detta med mindre komplexa dokument är Googles GSuite det bästa valet: det är lätt att använda och snabbt. Om du behöver arbeta med mer komplicerade filer (särskilt tunga presentationer eller kalkylblad) är Microsofts Office 365 det bästa valet: det är mycket tyngre och mer komplext, men samtidigt mycket mer kraftfullt.