Planerar du ett videosamtal för företag? Ta reda på vilka funktioner du ska aktivera och vad du ska göra för att mötet ska bli riktigt effektivt
Quarantine har förändrat många av våra dagliga vanor, särskilt på jobbet. Det har uppmuntrat smart arbete, ett arbetssätt som gör att du kan fortsätta att utföra samma uppgifter hemma som du normalt skulle göra på kontoret.
Du kan inte längre träffa medarbetare, kollegor och kunder i ett vanligt möte: många yrkesverksamma förlitar sig nu på videosamtal för att kommunicera på distans. Det är mycket enkelt att starta dem, pausa dem och lägga till andra personer, men det är inte alla som känner till knepen för ett perfekt videosamtal för företag. Det finns faktiskt funktioner och sätt att göra saker och ting som kan förbättra upplevelsen för alla deltagare, t.ex. genom att anpassa bakgrunden eller eliminera vitt brus. Dessutom är det viktigt att anta vissa beteenden för att samtalet ska bli sammansatt och verkligt effektivt. Om du känner till dem och tillämpar dem kommer varje möte att bli en framgång.
Testa din anslutning och maskinvara före ett videosamtal
Ett av de första hindren för ett perfekt videosamtal är avbrott och kommunikationssvårigheter som orsakas av en långsam anslutning eller otillräckliga verktyg.
Detta är anledningen till att det är viktigt att innan du deltar se till att alla enheter och tillbehör, som headset eller mikrofon, fungerar och att internethastigheten tillåter ett smidigt videosamtal. Det finns ett antal hastighetstester online som du kan använda innan du trycker på knappen "Ring" för att kontrollera kvaliteten på anslutningen.
När det gäller hårdvara är rådet att testa allt innan du tar kontakt. Appar brukar göra det möjligt att testa alla enheter.
Anpassa bakgrundsbilden under videosamtalet
I dag innebär arbete hemifrån ofta att man delar utrymme med familjen. Det blir svårt att välja ett hörn eller ett rum med en professionell bakgrund, till exempel en vägg eller en bokhylla. Ofta tvingas man gömma sig några timmar i barnens sovrum eller andra mindre använda delar av huset, där det finns familjebilder, spel eller andra färgglada föremål som inte passar in i ett affärsmöte.
Tyvärr är det möjligt att ändra bakgrunden i många program. Med Zoom kan du till exempel anpassa bakgrunden under ett onlinemöte genom att lägga in en bild i stället för den verkliga bakgrunden. Med Skype kan du däremot sudda ut det som finns bakom användaren.
Välj ämnen som ska behandlas och gör en agenda.
En agenda är ett detaljerat schema med ämnen som ska behandlas under ett möte, en lektion eller till och med ett videosamtal. Det finns vissa meddelanden som är bättre att skicka via e-post eller chatt och andra som är bättre att diskutera muntligt. Om du klargör detta och framför allt kommunicerar med din samtalspartner vilket innehåll som kommer att tas upp, kan mötet online genomföras på bästa möjliga sätt.
Använd brusmaskinen eller stäng av mikrofonen
Ett annat mycket vanligt problem vid videosamtal är bakgrundsljudet som kan störa de andra deltagarna. För att minimera detta kan du köpa en maskin för vitt brus. Det gör rummet ljudisolerat och gör att du kan arbeta i lugn och ro.
Det andra alternativet är att stänga av mikrofonen under videosamtal. I de flesta tillämpningar finns funktionen på samtalsskärmen och aktiveras med ett enkelt klick. Kom ihåg att slå på den igen när du vill prata.
Hur man ställer en fråga under ett videosamtal
Om du har en fråga att ställa under ett distansmöte måste du hitta ett sätt att tala utan att störa eller avbryta den som ringer. För att undvika obehag är det lämpligt att lämna utrymme för frågor i slutet av videosamtalet. För att se till att ingen förbises kan alla deltagare skriva ner sina frågor i chatten, som sedan tas upp under en paus eller i slutet av mötet.