Signering av digitala dokument används och accepteras alltmer inom ett växande antal områden, på grund av dess säkerhet och användarvänlighet.
I Italien kan de flesta dokument numera signeras digitalt, t.ex. affärsavtal, anställningsavtal, certifierade offerter, hyresavtal och avtal som rör yrken och verksamheter.
Det är därför viktigt att veta hur man signerar ett digitalt dokument på rätt sätt och med vilka verktyg.
Förr i tiden har man för att digitalisera ett avtal skrivit ut och undertecknat det ursprungliga papperskontraktet och sedan helt enkelt skannat det och sparat det i ett format som inte går att redigera, t.ex. pdf.
Den allt mer avancerade bildredigeringsprogramvaran har gjort det möjligt, och inte alltför komplicerat, att redigera skannade dokument i syfte att förfalska innehållet.
Det är uppenbart att ett skannat dokument inte kan ha något rättsligt värde och inte kan jämföras med ett manuellt undertecknat pappersoriginal i ett sådant sammanhang.
Den 13 december 1999 utfärdade Europaparlamentet därför direktiv 1999/93/EG för att reglera hur en digital handling kan skapas, valideras, lagras över tid, överföras och dupliceras.
Europaparlamentets direktiv införlivades i italiensk lag genom ett dekret från ministerrådets ordförande av den 13 januari 2014.
Krav för att signera ett digitalt dokument i pdf-format
Det första kravet för att signera ett pdf-dokument är att köpa ett personligt digitalt certifikat, som måste utfärdas av certifierade leverantörer som är auktoriserade att tillhandahålla tjänsten för elektroniska signaturer.
I Europa ansvarar en särskild europeisk kommission, som utses av Europeiska unionen, för kontrollen av kraven för att erhålla certifieringen.
För att säkerställa harmoniseringen av reglerna och definiera villkoren och giltighetsområdet för användningen av elektroniska signaturer inom Europeiska unionen har eIDAS-förordningen (akronym för "electronic IDentification, Authentication and trust Services") utarbetats och alla leverantörer av tjänster för elektroniska signaturer är skyldiga att underteckna den.
I Italien är AGID (Agenzia per L'Italia Digitale) det organ som ansvarar för att övervaka tillämpningen och efterlevnaden av eIDAS-reglerna och för att välja ut de mest tillförlitliga leverantörerna.
Hur går det till när man signerar ett digitalt dokument
Processen för att signera ett digitalt dokument är mycket enkel och intuitiv: de undertecknande parterna får via e-post en länk till dokumentet som ska läsas och signeras digitalt, de undertecknande parterna autentiserar sig själva genom en säkerhetskod som skickas till deras registrerade telefonnummer eller genom en verifierings- och autentiseringsprocess av deras ID som genomförs online.
Dokumentet förseglas sedan den elektroniska signaturen har slutförts och validerats.
I slutet av processen får parterna ett dokument i ett icke redigerbart pdf-format som kan lagras med rättsligt värde.
Fördelarna med digital signatur
Fördelarna med digital signatur på ett avtal är ganska uppenbara och intuitiva: det är inte längre nödvändigt att vara fysiskt på samma plats för att underteckna avtalet, den digitala kopian av avtalet kan lätt arkiveras, är inte förgänglig och kan konsulteras på distans när som helst.
Den omständigheten att det inte finns några pappersdokument att arkivera sparar dessutom mycket utrymme som kan användas för andra ändamål med betydande besparingar.
Det uppskattas att över 2,5 biljoner filer i .pdf-filer har redan använts över hela världen för att underteckna dokument och avtal av alla slag.
När ett elektroniskt undertecknat avtal inte kan användas
Lagstiftaren har fastställt att vissa typer av avtal inte kan undertecknas med ett digitalt certifikat, utan fortfarande kräver en handskriven underskrift på ett pappersdokument: det rör sig om alla dokument som kräver närvaro av en notarie, t.ex. köpekontrakt för en fastighet, avtal om konsumentkrediter eller avtal om överlåtelse av en företagstillgång.
.