#
Arkivering av digitala dokument är en alltmer nödvändig metod i en värld som vår, där tekniken långsamt ersätter traditionen. Analoga dokument, dvs. pappersdokument, blir alltmer sällsynta, skrymmande och mindre miljövänliga. Digitaliseringen sparar också värdefull tid genom att vi slipper leta efter det ena eller andra viktiga dokumentet i en lång hög med papper. Med ett enda klick kan vi ha allt vi behöver till hands utan att behöva anstränga oss särskilt mycket, och alla våra filer lagras snyggt på vår dator.
Det är därför som det i vår tid är viktigt att känna till vilka metoder och verktyg som är bäst lämpade för att arkivera digitala dokument på ett säkert och varaktigt sätt. Det är en fråga som vi ska försöka besvara tillsammans i den här guiden, som fokuserar på de bästa programmen för arkivering av digitala dokument. Tack vare dem kan vi inte bara lagra dokument utan också katalogisera, ordna och hantera dem, oavsett om de är på papper eller om de är direkt digitala på en dator.
Arkivering av digitala dokument: de mest använda metoderna
Som du säkert har förstått vid det här laget finns det olika metoder för att arkivera digitala dokument, som alla är mycket användbara. Innan vi identifierar de mest populära verktygen på marknaden bör vi därför förstå vilka alternativ som står till buds. I princip finns det två huvudkategorier: digital arkivering på plats och molnbaserad digital arkivering.
Den förstnämnda innebär att man använder fysiska elektroniska arkiv som hanteras av särskild programvara, medan den sistnämnda lagrar dokument på externa plattformar med hjälp av molnteknik. I det följande kommer vi att beskriva de viktigaste lagringssystemen och analysera deras specifika egenskaper och oundvikliga skillnader.
HHD och SSD
De mest välkända och utbredda digitala lagringssystemen tidigare har utan tvekan varit hårddiskar, dvs. magnetiska masslagringsenheter. Beroende på deras kapacitet kan de lagra stora mängder data, program och till och med operativsystem. De är vanligtvis installerade och redo att användas i datorer, både bärbara och stationära, men det går också att köpa externa. Eftersom de senare är bärbara och ganska lätta är de lämpliga för dem som måste bära dem från en plats till en annan och koppla dem till olika enheter, kanske för att pendla mellan hem och kontor.
Under de senaste åren har så kallade SSD-enheter, dvs. solid state-diskar, också blivit allt vanligare. Istället för de mer traditionella magnetiska plattorna använder de en nyare typ av solid state-minne. De är mycket mindre bullriga än hårddiskar och mycket snabbare när det gäller att läsa och hantera data, samt mindre benägna att gå sönder. Å andra sidan har de ett mycket högre pris än hårddiskar, även om deras popularitet gör det möjligt att få fram mer prisvärda produkter.
Minneskort och USB-minnen
USB-minnen är också en populär metod för lagring av digitala dokument för privatpersoner och företag, särskilt eftersom de gör det möjligt att transportera dokument snabbt och enkelt. Tyvärr har de flesta USB-minnen väldigt lite lagringsutrymme. Fysiskt sett är de också mer ömtåliga än HDD:er och SSD:er och därför mer mottagliga för slitage och oavsiktliga stötar som kan göra dem oanvändbara och i värsta fall leda till att vi förlorar alla våra värdefulla filer i dem.
Med dessa egenskaper i åtanke rekommenderas de främst för dem som behöver flytta en liten mängd dokument från en dator till en annan, t.ex. enskilda användare. De är mindre lämpliga för företag som behöver flytta en viss mängd innehåll. Minneskort liknar USB-minnen, men de behöver en särskild plats för att sättas in och fungera.
Molnlagringsplattformar
Moderna lagringslösningar innefattar även molnbaserad dokumentlagring, baserad på onlineplattformar som garanterar lagring och katalogisering av ett stort antal filer i datacentraler runt om i världen. På så sätt är det särskilt enkelt att konsultera dem från nästan alla enheter vi äger, från datorer till smartphones, inklusive surfplattor, och oavsett var vi befinner oss.
Det enda vi behöver är en internetanslutning, även om en stor nackdel kan vara kostnaderna, som varierar beroende på hur mycket data vi vill spara i dessa användbara och innovativa tjänster "i molnen". I vilket fall som helst garanterar molnplattformar konstant kundsupport och en hög säkerhetsnivå som skyddar våra data och intressanta dokument från externa attacker.
NAS (Network-attached storage)
NAS, som står för Network-attached storage, är en fjärrlagringstjänst för lagring av filer som använder ett särskilt protokoll för att lagra data. För att förklara det på ett enklare sätt kan vi säga att vi har att göra med en enhet som är ansluten till nätverket och vars funktion är att låta användarna få tillgång till och dela ett massminne, som i praktiken består av en eller flera hårddiskar, inom det egna nätverket eller utifrån. Detta görs genom att använda en eller flera servrar samtidigt. Fördelen med denna metod jämfört med en vanlig hårddisk är att digitala dokument kan delas mellan flera enheter samtidigt, tack vare en ständigt aktiv Internetanslutning.
SAN (Storage Area Network)
SAN, eller Storage Arena Network, är ett nätverk av blocklagringsenheter som flera användare kan ansluta till. Detta digitala lagringssystem är populärt bland företag under de senaste åren och har i stort sett samma funktion som NAS, vilket gör att du inte bara kan lagra och skydda ett stort antal dokument, utan också få tillgång till dem direkt från olika enheter samtidigt. Skillnaden ligger i något högre kostnader jämfört med nätverksansluten lagring, men också i snabbare åtkomst till de lagrade uppgifterna.
Rekommenderade verktyg för digital lagring
Nu när grunderna är etablerade kan man fråga sig om det finns några verktyg som underlättar lagringen av digitala dokument. Eftersom efterfrågan växer är utbudet naturligtvis mycket varierat och omfattar olika program som kan köras på både Windows-datorer och Apple Macs. Var och en av dessa har sina egna funktioner och egenskaper som vi nu ska titta närmare på.
Dropbox
Dropbox är en av de mest populära tjänsterna för lagring av molndokument. Med den kan du lagra dina dokument online och synkronisera dem via Internet på alla dina enheter, dvs. datorer, smartphones och surfplattor. Det är mycket enkelt att använda: placera bara de filer du vill lagra och synkronisera i programmets mapp så sparas de online och synkroniseras automatiskt på alla dina enheter. Grundversionen är gratis och ger användarna 2 GB lagringsutrymme online, som kan utökas genom olika prenumerationsplaner, inklusive anpassade planer för yrkesverksamma och företag. Den största fördelen för användarna är att alla dokument som laddas upp från andra datorer och/eller mobila enheter som är inloggade med samma konto synkroniseras med den enhet som används.
Evernote
Evernote är en av de viktigaste lösningarna för att skapa och hantera anteckningar. Med ett välorganiserat arkiv som du kan se på en gång kan du skriva enkla anteckningar eller hantera mer komplexa dokument av olika slag med hjälp av funktionen för bilagor. Den kan användas på Windows, Mac och mobila enheter, både iOS och Android, och synkroniserar automatiskt anteckningar och bilagor via en nätverksanslutning. Även här finns det en grundversion som kan laddas ner gratis, men som är begränsad till ett visst antal enheter för synkronisering. Dessa begränsningar kan naturligtvis upphävas om du väljer en betald prenumerationsplan. Alla anteckningar organiseras i anteckningsböcker, utrustade med olika fritt läsbara tilläggsanteckningar efter behov.
iDocument
Vi kan inte tala om program för lagring av digitala dokument utan att säga några ord om iDocument. Detta är ett program som endast finns tillgängligt på macOS och som gör det möjligt att organisera och katalogisera dokument på Mac-datorer på ett enkelt och otroligt snabbt sätt. Det finns en gratis grundversion som kan uppgraderas med flera alternativ genom att välja den betalda varianten. Det gör det möjligt att skapa ett riktigt digitalt arkiv som alltid är tillgängligt, med ett gränssnitt som påminner mycket om det välkända iTunes-gränssnittet. När vi har lagt till de dokument som vi är intresserade av i programmet kan vi söka efter dem med hjälp av nyckelord i ett särskilt sökfält eller genom att filtrera dem enligt vissa parametrar, t.ex. titel eller storlek.