Att veta hur man jämför två Excel-filer är viktigt i alla miljöer där många gör ändringar i samma fil. Detta är vanligt i en affärsmiljö eller i fall där Excel-filer delas i molnet och många har tillgång till att göra förändringar.
Tack och lov finns det ett antal sätt att jämföra två Excel-filer. I vissa fall kan du till och med slå samman de ändringar som gjorts i två olika Excel-filer till en enda fil.
Instruktionerna i den här artikeln gäller Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel för Microsoft 365 och Excel för Mac
Hur man jämför två Excel-filer
Om du har två Excel-filer med flera ark är det enklaste sättet att göra en fullständig jämförelse av kalkylblad med hjälp av verktyg från en tredje part.
Du kan hitta några verktyg online som hjälper dig att jämföra Excel-filer, men det finns också några du kan använda gratis. En av dessa är Spreadsheet Compare, tillgänglig från SourceForge.
Ladda ner och kör appen som installerar ett tillägg i din Excel-applikation.
Kalkylarkjämförelse fungerar på alla versioner av Excel efter Excel 2000. Det är bara kompatibelt med Windows-operativsystem.
Så här använder du kalkylarkjämförelse för att jämföra två Excel-filer:
-
Öppna båda Excel-filerna du vill jämföra och välj menyn Tillägg. I den här menyn ser du tre alternativ; fullständig jämförelse, snabb jämförelse och intervalljämförelse.
-
Välj Fullständig jämförelse. Du ser ett popup-fönster som visar båda filerna i två fält. Om filen innan ändringarna gjordes inte finns i det övre fältet, välj bara Byt-knappen. Välj sedan Nästa.
-
I nästa fönster kan du anpassa hur jämförelsen fungerar. Du kan ändra var i arket jämförelsen börjar, huruvida det är Shift/versal-känsligt och hur felparingar identifieras. Välj Nästa för att gå till nästa fönster.
-
Välj de ark du vill jämföra och välj Lägg till för att flytta dessa ark till rutan till höger. Välj Nästa och gör detsamma för nästa ark också.
-
Välj Nästa för att se fönstret med rapportinställningarna. Ändra dem om du vill och tryck sedan på Nästa två gånger och Jämför att avsluta.
- Slutligen ser du varje originalark uppdaterat med de ändrade cellerna markerade med rött. Verktyget skapar också ett tredje ark med en rapport som visar det gamla värdet som är överkorsat och det nya värdet i stället.
- Det här verktyget är ett kraftfullt sätt att jämföra hela Excel-kalkylblad och se snabba resultat med alla förändringar. Du kan bläddra igenom och behålla eller ta bort ändringarna som du specifikt inte vill ha.
Använd Excel för att jämföra två ark
Om du har enskilda kalkylblad i en Excel-fil att jämföra kan du göra det på några olika sätt. En är att använda formler för att skapa ett tredje kalkylark som visar alla skillnader. En annan är genom villkorlig formatering för att markera celler som har förändrats.
Jämför Excel-kalkylblad med formler
Om du har två ark som du vill jämföra kan du skapa ett tredje ark som markerar vilka celler som är olika och visar skillnaden. Detta uppnås med användning av en IF-formel.
IF-formeln är användbar för att jämföra en cell i taget och använda Excels autofyllfunktion för att fylla ett helt resultatark med jämförelseresultat. Det är inte användbart för att jämföra hela arbetsböcker utan mycket extra arbete.
-
För att starta din jämförelse av två ark, skapa ett tredje ark. Ge den namnet Resultat för att göra resultatbladet lättare att identifiera senare.
-
I Cell A2 i resultatarket klistrar du in följande formel och trycker på Enter:
= IF (Sheet1! A2 <> Sheet2! A2, "Sheet1:" & Sheet1! A2 & "And Sheet2:" & Sheet2! A2, "Ingen Skillnad")
Du kan ändra denna formel så att den börjar i vilken cell du vill. Om data i ditt ark börjar på rad 3 och kolumn B skulle du ändra formeln för att använda B3 istället för A2.
-
Denna formel jämför cellen från Sheet1 med samma cell i Sheet2. Om cellerna är desamma visas resultatbladet Ingen skillnad. Om de är olika kommer cellen att ge olika värden från varje ark.
- Klicka på cellens hörn och dra musen över arket till den sista kolumnen som innehåller data från de andra arken du jämför. Detta kommer att fylla jämförelsesformeln till den sista kolumnen och automatiskt justera cellreferenser.
- Med samma rad markerad klickar du på hörnet på den sista cellen och drar ner musen på arket till den sista raden som har data från de andra arken du jämför. Detta kommer att fylla jämförelsesformeln till den sista raden och automatiskt justera cellreferenser.
- Bläddra igenom arket så ser du alla celler som skiljer sig mellan Sheet1 och Sheet2 visas med värdena från varje ark. Bläddra bara igenom för att identifiera alla skillnader.
- Att använda formler är ett av de enklaste sätten att jämföra enskilda ark, eftersom du inte behöver ändra originalarken på något sätt.
Jämför Excel-ark med villkorlig formatering
Ett annat tillvägagångssätt för att jämföra två ark är att använda villkorlig formatering. Som du kan se från resultatbladet ovan, med alla celler som använder samma formatering, kan det vara svårt att upptäcka skillnaderna mellan ark.
Att använda villkorlig formatering är särskilt användbart för stora ark med mycket data. Att ändra färg eller formatering av celler som har skillnader gör det mycket lättare att identifiera skillnaderna även i ark med många rader och kolumner med data.
Du kan använda villkorlig formatering för att identifiera skillnaderna.
-
Markera först alla celler i resultatarket. Välj Hem-menyn och välj sedan Villkorlig formatering från menyn Stilar och välj Ny regel.
-
I fönstret Ny formateringsregel som visas väljer du Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras. I fältet Formatera värden där denna formel är sann, klistra in följande formel.
= Sheet1! A2 <> Sheet2! A2
Precis som med formelmetoden kan du starta formateringsfunktionen i vilken cell som helst. Om dina data börjar på B3 istället för A2, redigerar du den här formeln för att använda B3 istället. Formateringen börjar vid B3 och fyller alla rader och kolumner nedan och till höger om den.
-
Välj Format och konfigurera sedan den formatering du vill att cellerna ska ha när det finns skillnader mellan de två arken. Välj sedan OK.
- Nu kan du se att där cellerna mellan de två arken har skillnader där fälten är annorlunda, vilket gör dessa skillnader mycket lättare att upptäcka.
Jämför Excel-kalkylblad manuellt
Ett enkelt och snabbt sätt att jämföra två kalkylblad är att göra det visuellt. Excel har ett enkelt sätt att visuellt jämföra två ark sida vid sida.
-
Välj kalkylbladet där du har två ark du vill jämföra. Gå till Vy-menyn och välj Nytt Fönster för att öppna samma arbetsbok i ett nytt Excel-fönster i bakgrunden.
-
Välj Vy-menyn igen och klicka Visa sida vid sida. Detta placerar de två arbetsboksfönstren sida vid sida, var och en fyller hälften av skärmen.
- I ett fönster väljer du det andra arket du vill jämföra. När du rullar arket i fönstret på ena sidan ser du arket i det andra fönstret rulla samtidigt.
- Sida vid sida är särskilt användbart i de situationer där två kalkylblad mestadels är desamma, men du vet att det finns några skillnader. Med synkroniserad rullning kan du skanna ner kalkylbladet visuellt för att hitta dessa skillnader.
Visar sida vid sida i Excel 2010 och tidigare
Om du använder en tidigare version av Excel öppnas de enskilda kalkylarkfilerna i samma fönster. Du kan fortfarande använda funktionen Visa sida vid sida, men att hitta funktionen är lite annorlunda.
-
Öppna båda filerna i samma Excel-fönster.
-
I Vy-menyn, välj Ordna alla för att dela de öppna filerna i flera underfönster.
-
Välj ikonen Visa sida vid sida för att visa underfönstren sida vid sida och bläddra dem båda samtidigt.
Alternativ gör det enklare att jämföra två Excel-filer
Vilket alternativ du använder för att jämföra data i Excel beror på datamängden och var den är lagrad. Om du har flera ark i två olika Excel-filer är det bästa alternativet att använda ett tillägg från tredje part som Spreadsheet Compare.
Om du bara vill jämföra två eller flera ark i en arbetsbok fungerar något av de andra alternativen bäst. Använd formler och villkorlig formatering för stora kalkylblad med bara några små förändringar som är spridda över det du behöver hitta. Använd den visuella metoden sida vid sida om du har två kalkylark med massor av dataändringar som är lättare att identifiera visuellt.