Så här lägger du till och använder en delad postlåda i Outlook och Microsoft 365

Vad du behöver veta

• Alla som tilldelats en delad Microsoft Office 365-postlåda har tillgång till allt i den: inkommande e-post, svar, vidarebefordran etc.
• Office 365-användare behöver en Microsoft Exchange Online-prenumeration för att få tillgång till delad e-post.
• Du kan skapa en i MS 365 admin center under Grupper> Delade brevlådor. Välj Lägg till en postlåda och följ stegen därifrån.

Den här artikeln förklarar hur man lägger till användare i en delad Outlook-postlåda och hur man använder delade postlådor i Outlook, på nätet och från en mobilapp.

Dessa instruktioner gäller för Office 365 för Windows och macOS; Outlook 2019, 2016, 2013 och 2010; Outlook för iOS och Android; och Outlook på webben.

Hur man skapar en delad postlåda i Office 365

Du kan skapa så många delade postlådor som du behöver, men varje användare du tilldelar postlådan måste ha en Microsoft 365-prenumeration. Så här ställer du in en delad postlåda:

1. Logga in på Microsoft 365 admin center med ditt globala Microsoft 365 admin-konto eller Exchange-administratörsinformation. Microsoft 365 admin center var tidigare känt som Office 365 admin center.

2. Välj Grupper > Delade brevlådor i navigeringsfönstret.

   

3. Välj Lägg till en postlåda i rutan Delade brevlådor.

4. På sidan Lägg till en postlåda, skriv ett namn för den delade postlådan i Namnfältet.

   

5. Ett brevlådealias skapas automatiskt i fältet E-post, men du kan ändra alias om du vill. När du har givit den delade postlådan ett namn väljer du Lägg till.

   

6. Välj Lägg till medlemmar i den här brevlådan under Nästa steg.

7. Välj Lägg till medlemmar på sidan Lägg till delade brevlådemedlemmar.

8. Under Medlemmar, kryssa i rutan bredvid varje person som kommer att ha tillgång till den delade postlådan. När du är klar väljer du Save och sen Stäng.

   Om du inte ser en persons namn i listan väljer du Sök och skriver personens namn.

Hur man sparar skickad e-post till den delade brevlådan

När en användare skickar ett e-postmeddelande från den delade postlådan sparas en kopia av meddelandet till användaren i mappen Skickade föremål, inte till den delade postlådan. Om du vill spara dessa e-postmeddelanden i den delade postlådan istället måste du redigera inställningarna för den delade postlådan.

Så här sparar du skickade e-postmeddelanden i den delade postlådan:

1. Logga in på Microsoft 365 admin center och välj Grupper > Delade brevlådor i navigeringsfönstret.

2. Välj din delade postlåda.

3. Välj Redigera bredvid Skickade föremål.

   

4. Ställ in både Kopiera objekt som skickas med den här brevlådan och Kopiera objekt som skickas för denna brevlådas räkning till På (On). Välj sedan Spara (Save).

Så här använder du den delade postlådan i Outlook 2016, Outlook 2013 och Outlook 2010

När du ställer in den delade postlådan behöver andra användare inte göra något för att visa den delade postlådan i skrivbordsversionen av Outlook. Den delade postlådan visas automatiskt i Outlooks sidofält.

Så här skickar du ett e-postmeddelande från den delade postlådan:

1. Välj Hem-fliken högst upp i Outlook.

2. Välj Ny E-post för att skapa ett nytt meddelande.

   

3. Välj Från i det nya e-postmeddelandet och välj sedan den delade postlådan.

4. Skriv ditt meddelande och välj Skicka.

Så här får du tillgång till den delade brevlådan i Outlook på webben

Om du vill arbeta med den delade postlådan i en webbläsare måste du lägga till postlådan manuellt. Så här lägger du till den delade postlådan i Outlook på webben:

1. Logga in på ditt Microsoft 365-konto och välj sedan Vy (View).

2. Högerklicka mappar (eller din brevlådas namn) i navigeringsfönstret och välj sedan Lägg till delad mapp.

3. Skriv e-postadressen till den delade postlådan i rutan "Lägg till delad mapp" och välj sedan Lägg till.

Så här lägger du till delade brevlådor i Outlook Mobile App

Följ dessa steg om du vill komma åt en delad postlåda från din smartphone eller surfplatta:

1. Starta Outlook-appen för iOS eller Android och logga in på ditt konto.

2. Tryck Lägg till konto i den vänstra rutan och tryck sedan på Lägg till en delad brevlåda.

   Om du har flera Outlook-konton väljer du det som har åtkomst till den delade postlådan.

3. Ange e-postadressen. När processen är klar bör du se din delade postlåda under dina konton i Outlook-appen.

   Om du vill ta bort en delad postlåda från Outlook-appen, gå till Inställningar > Konton, tryck sedan på den delade postlådan och välj Radera konto.

Vad är en delad postlåda i Office 365?

Varje person som tilldelats en delad postlåda i Office 365 har fullständig åtkomst till alla meddelanden i den. Medlemsanvändare kan läsa inkommande e-postmeddelanden, svara på meddelanden, vidarebefordra meddelanden och se hur andra har svarat.

När en teammedlem svarar på ett e-postmeddelande från den delade postlådan skickas e-postmeddelandet från den delade adressen snarare än individens e-postadress, så all information förblir konfidentiell. Med detta sagt har delade postlådor vanligtvis inte användarnamn eller lösenord, vilket kan skapa vissa säkerhetsproblem.

Varför använda en delad postlåda?

Delade brevlådor är perfekta för kundservice eller marknadsavdelningar som vill att inkommande e-postmeddelanden ska besvaras av nästa lediga teammedlem. Delade brevlådor kommer också med en delad kontaktlista och en delad kalender, så att medlemmar i gruppen kan skapa möten på en central plats som alla medlemmar kan se.